ZeitBot Hilfe
Anleitung für Inhaber, Meister, Gesellen und Bürokräfte
account_treeSystemüberblick
So funktioniert ZeitBot — vom Einstempeln bis zum DATEV-Export.
1. Anmelden
Login mit E-Mail und Passwort. Jede Rolle sieht nur die Funktionen, die sie braucht.
2. Einstempeln
Mitarbeiter stempeln sich ein — optional mit Projektzuordnung. Die Uhr läuft automatisch.
3. Pause erfassen
Pausen werden manuell erfasst. ZeitBot prüft automatisch, ob die ArbZG-Mindestpause eingehalten wird.
4. Ausstempeln
Beim Ausstempeln berechnet ZeitBot Netto-Stunden und erstellt einen GoBD-sicheren Hash (SHA-256).
5. Bautagebuch schreiben
Stichpunkte eingeben → KI formuliert den formellen Baustellenbericht. Abschließen macht ihn unveränderbar.
6. Auswertungen prüfen
Wochenstunden, Überstunden, ArbZG-Warnungen — alles auf einen Blick im Dashboard.
7. DATEV exportieren
CSV-Export im DATEV-Format: Semikolon-getrennt, deutsches Zahlenformat. Ein Klick für den Steuerberater.
groupRollen und Berechtigungen
Jede Rolle hat genau die Funktionen, die sie für ihre Arbeit braucht.
- check_circleAlle Funktionen ohne Einschränkung
- check_circleMitarbeiter verwalten und Rollen zuweisen
- check_circleDATEV-Export und Stundennachweis erstellen
- check_circleBautagebuch-Einträge abschließen (GoBD)
- check_circleCompliance: VVT, AVV, Löschung, Retention
- check_circleSzenarien berechnen (Was-wäre-wenn)
- check_circleKI-Chat mit ArbZG-Prüfung und Kostenanalyse
- check_circleEigene Zeiten erfassen + Team-Übersicht
- check_circleBautagebuch schreiben und KI-Formalisierung nutzen
- check_circleTeam-Stunden und Projekte einsehen
- check_circleArbZG-Warnungen für das Team sehen
- check_circleEigene Arbeitszeit erfassen (Ein-/Ausstempeln)
- check_circleEigene Stunden und Einträge einsehen
- check_circleEigenes Bautagebuch schreiben
- check_circleAlle Zeiteinträge einsehen (kein Erfassen)
- check_circleDATEV-Export und Stundennachweis erstellen
- check_circleBautagebuch lesen und PDF exportieren
- check_circleMitarbeiterliste und Projekte einsehen
scheduleZeiterfassung — Schritt für Schritt
So erfassen Sie Ihre Arbeitszeit korrekt.
Tagesablauf
warningArbZG — Automatische Prüfungen
§3 Höchstarbeitszeit
Max 10h/Tag
48h/Woche, Ausgleich in 6 Monaten
§4 Pflichtpause
30 / 45 min
Ab 6h = 30min, ab 9h = 45min
§5 Ruhezeit
Min 11h
Zwischen zwei Arbeitstagen
gavelVerstoß = Ordnungswidrigkeit, Bußgeld bis 30.000 EUR (§22 ArbZG)
constructionKI-Bautagebuch — Workflow
Von Stichpunkten zum formellen Baustellenbericht in 5 Minuten statt 60.
1. Stichpunkte eingeben
Schreiben Sie kurze Notizen: 'Erdarbeiten fertig', 'Bewehrung angeliefert', 'Regen ab 14 Uhr'
2. KI Formalisieren (optional)
Klicken Sie 'KI Formalisieren' — die KI wandelt Ihre Notizen in formellen Bautagebuch-Text um (VOB/B Stil).
3. Prüfen und anpassen
Lesen Sie den Vorschlag. Sie können ihn übernehmen, ändern oder verwerfen. Der Text ist eine VORLAGE.
4. Speichern (Entwurf)
Der Eintrag wird als Entwurf gespeichert. Sie können ihn später noch bearbeiten.
5. Abschließen (GoBD)
'Abschließen' setzt einen SHA-256 Hash. Der Eintrag ist dann unveränderbar — GoBD-konform und rechtssicher.
infoWichtig: KI-generierte Texte sind Vorlagen, keine Rechtsberatung. Der Bauleiter muss den Eintrag vor dem Abschluss prüfen.
smart_toyKI-Betriebsassistent — Was kann ich fragen?
Der Chat-Assistent beantwortet Fragen mit echten Betriebsdaten und Gesetzesreferenzen.
"Hat jemand zu viel gearbeitet?"
ArbZG-Prüfung aller Mitarbeiter mit §-Referenz
"Was kosten die Überstunden?"
Berechnung: (Stunden - 40h) × Satz × 1.25
"Wer ist gerade eingestempelt?"
Echtzeit-Status aller aktiven Mitarbeiter
"Fehlt ein Bautagebuch?"
Prüft ob für aktive Baustellen Einträge fehlen
"Erkläre die Pausenregelung"
ArbZG §4 mit allen Details und Bußgeld-Warnung
"Wann muss ich DATEV exportieren?"
Erinnerung an monatliche Lohnabrechnung
downloadDATEV-Export für den Steuerberater
So übergeben Sie die Lohndaten an Ihren Steuerberater.
1. Zeitraum wählen
Wählen Sie 'Von' und 'Bis' (leer = aktuelle Woche für DATEV, aktueller Monat für Stundennachweis).
2. DATEV CSV exportieren
Klicken Sie 'DATEV CSV'. Die Datei hat Semikolon-Trennung und deutsches Zahlenformat — bereit für DATEV.
3. Stundennachweis drucken
Klicken Sie 'Stundennachweis (PDF)' für einen druckbaren Bericht mit allen Mitarbeitern.
4. An Steuerberater senden
Speichern Sie die CSV-Datei und senden Sie sie per E-Mail an Ihren Steuerberater.
verified_userCompliance und Datenschutz
ZeitBot erfüllt alle deutschen Anforderungen für Zeiterfassung und Datenschutz.
ArbZG
- check§3 Max-Arbeitszeit
- check§4 Pflichtpausen
- check§5 Ruhezeit
- check§16 Aufzeichnung
- check§22 Bußgeld-Schutz
GoBD
- checkSHA-256 Hashkette
- checkUnveränderbare Einträge
- checkAudit-Protokoll
- checkDATEV-konformer Export
DSGVO
- checkArt.15 Datenauskunft
- checkArt.17 Datenlöschung
- checkArt.30 VVT
- checkArt.28 AVV
- checkTTDSG Cookie-Consent
helpHäufige Fragen
Was passiert wenn ich vergesse auszustempeln?expand_more
ZeitBot zeigt eine Warnung im Dashboard. Der Inhaber oder Meister kann den Eintrag manuell korrigieren, solange er noch nicht abgeschlossen (GoBD) ist.
Kann ich Einträge nachträglich ändern?expand_more
Nur solange der Eintrag nicht abgeschlossen ist. Nach dem Abschluss (GoBD-Hash) ist keine Änderung mehr möglich — das ist gesetzlich vorgeschrieben.
Wie sicher sind meine Daten?expand_more
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland. Verschlüsselung per TLS 1.3, Mandantentrennung per Row Level Security, Passwörter mit bcrypt gehasht.
Was ist der Unterschied zwischen Entwurf und GoBD?expand_more
Ein Entwurf kann noch bearbeitet werden. 'Abschließen (GoBD)' setzt einen SHA-256 Hash und macht den Eintrag unveränderbar — wie ein Stempel auf einem Dokument.
Kann der KI-Text falsch sein?expand_more
Die KI erstellt eine Vorlage basierend auf Ihren Stichpunkten. Sie müssen den Text immer prüfen und freigeben. Die KI ersetzt nicht Ihr Fachwissen.
Brauche ich eine App?expand_more
Nein. ZeitBot funktioniert im Browser — auf dem Handy, Tablet oder Computer. Kein Download nötig.
Portfolio-Projekt
ZeitBot ist ein Demo-Projekt im Rahmen des Portfolios von Limber Martinez. Es handelt sich nicht um ein kommerzielles Angebot. Alle Daten sind fiktiv. Die Anwendung demonstriert Full-Stack-Entwicklung mit KI-Integration, deutschem Arbeitsrecht (ArbZG) und DSGVO-Compliance.
open_in_newZum Portfolio — www.limbermartinez.com